Puntos clave
- Dapatec LLC opera FloSkills, una plataforma de contratación para empresas. Esta política cubre a visitantes del sitio, clientes y candidatos.
- En los procesos de selección, la empresa que recluta decide cómo se usan los datos de los candidatos y nosotros los tratamos por su cuenta.
- La verificación de identidad usa datos biométricos. Solo la hacemos con autorización escrita del candidato, nunca vendemos esos datos y los eliminamos en plazos fijos.
- Los puntajes de IA y los insights de sentimiento son estimaciones. Las decisiones de contratación las toman personas.
- Puede consultar, corregir o eliminar su información escribiendo a legal@floskills.com. Respondemos en 10 días hábiles.
1. Quiénes somos y a quién aplica esta política
En corto: Dapatec LLC opera FloSkills. Esta política aplica a toda persona cuya información tratamos.
FloSkills es una plataforma de reclutamiento y evaluación de candidatos para empresas, operada por Dapatec LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en North Carolina, Estados Unidos («Dapatec» o «nosotros»). Esta política aplica a:
- Visitantes del sitio y solicitudes de demo: quienes visitan floskills.com o piden una demo.
- Clientes y usuarios: las empresas, agencias de reclutamiento y reclutadores profesionales que contratan FloSkills, y las personas que invitan a sus espacios de trabajo.
- Candidatos: quienes se postulan a una vacante, son buscados por un cliente o participan en una llamada de screening, una entrevista técnica o una evaluación, aunque nunca creen una cuenta.
Las empresas que reclutan también pueden entregar a los candidatos sus propios avisos de privacidad. Esta política no los reemplaza, ni reemplaza las autorizaciones específicas que la ley exige para grabaciones o datos biométricos.
2. Nuestro rol y el de nuestros clientes
En corto: Respondemos por el sitio, las cuentas y la facturación. En los procesos de selección decide el cliente y actuamos por su cuenta.
Dapatec decide cómo y para qué se trata la información personal del sitio web, las cuentas de usuario, la facturación, la seguridad, la administración de la plataforma y la búsqueda de perfiles profesionales que ofrecemos. En esos tratamientos somos el responsable del tratamiento.
Cuando un cliente agrega un candidato a su espacio de trabajo y adelanta un proceso de selección (contactos, entrevistas, evaluaciones y decisiones), el cliente decide las finalidades de ese tratamiento y Dapatec trata la información por cuenta del cliente y según sus instrucciones, como encargado. El cliente debe contar con una base legal válida, entregar a los candidatos los avisos exigidos y atender sus solicitudes, y nosotros lo apoyamos en ello. En todos los casos respondemos por nuestras propias obligaciones legales.
Los candidatos agregados al espacio de trabajo de un cliente solo están disponibles para ese cliente. No se comparten con otros clientes.
3. Información que recolectamos
En corto: Depende de quién es usted y de las funciones que se usen. No todas las categorías aplican a todas las personas.
Visitantes del sitio y solicitudes de demo:
- Formulario de demo: nombre, apellido, correo corporativo, nombre de la empresa y tamaño de la empresa.
- Datos técnicos: señales usadas para proteger nuestros formularios contra bots y registros estándar del servidor: dirección IP, navegador, dispositivo y páginas solicitadas.
Clientes y usuarios:
- Cuenta: nombre, correo, teléfono, datos de inicio de sesión, organización, rol (Owner, Admin, Manager o Recruiter) y preferencias.
- Suscripción y facturación: plan, créditos, facturas e identificadores de transacción. Los datos de la tarjeta los procesa nuestro proveedor de pagos; no guardamos números de tarjeta completos.
- Uso y soporte: actividad en la plataforma, analítica propia del producto, conversaciones de soporte y registros de seguridad.
Candidatos:
- Perfil profesional: nombre, ubicación, datos de contacto, hoja de vida, experiencia, educación, habilidades, enlaces a perfiles, postulaciones y notas del reclutador.
- Origen: de dónde vino el perfil (una postulación directa, una carga del reclutador o un proveedor de datos profesionales), cuándo y quién lo agregó.
- Screening y entrevistas: respuestas, grabaciones de llamadas y video, transcripciones, preguntas de la entrevista, evaluaciones y el estado de cada etapa de selección.
- Puntajes: afinidad de 0 a 100 que combina hard skills y soft skills, niveles de competencia y resultados del screening.
- Verificación de identidad: en las entrevistas técnicas por video, una imagen del documento de identidad, el texto extraído de él, una selfie, fotogramas capturados durante la entrevista y valores de comparación facial. En algunas evaluaciones, muestras de voz y valores de comparación de voz. Varias leyes consideran estos datos biométricos o sensibles (sección 8).
- Insights de sentimiento: en el plan Premium Plus, estimaciones generadas a partir de las transcripciones de las entrevistas (sección 9).
No usamos datos de candidatos para entrenar modelos de IA propios de Dapatec.
4. De dónde proviene la información
En corto: De usted, del cliente que recluta, de las postulaciones y de proveedores licenciados de datos profesionales.
- Directamente de usted: formularios, registro de cuenta, postulaciones, el portal del candidato y las entrevistas.
- Del cliente que recluta: hojas de vida e información que carga o importa.
- De proveedores licenciados de datos profesionales: un reclutador busca perfiles, revisa los resultados y decide qué candidatos importar. En ese momento se pueden completar los datos de contacto.
No recolectamos perfiles mediante extracción automatizada (scraping) de sitios que la prohíben, como LinkedIn.
5. Para qué usamos la información
En corto: Para operar FloSkills, apoyar los procesos de selección, proteger el servicio y cumplir la ley. Nunca para publicidad.
Usamos la información personal para:
- prestar, operar y dar soporte a FloSkills, y administrar cuentas, espacios de trabajo, roles y créditos;
- buscar, invitar y contactar candidatos por cuenta de los clientes;
- programar y realizar screenings telefónicos con IA, entrevistas técnicas y evaluaciones, y generar transcripciones, evaluaciones y puntajes;
- confirmar que la persona en una entrevista técnica por video es quien se postuló;
- ayudar a los reclutadores a revisar y comparar candidatos;
- responder solicitudes de demo y enviar comunicaciones de servicio, facturación y producto permitidas;
- prevenir fraude, abuso y suplantación, y proteger la seguridad del servicio;
- cumplir obligaciones legales y ejercer o defender reclamaciones.
Los resultados de la IA son estimaciones. No son hechos comprobados, evaluaciones psicológicas ni garantía de que alguien sea idóneo para un cargo.
6. Puntajes de IA y decisiones automatizadas
En corto: FloSkills califica candidatos y, si el cliente lo configura, puede sacarlos de una etapa automáticamente. La decisión final la toman personas, que pueden reincorporar a cualquier candidato.
Los clientes crean las vacantes y definen requisitos, preguntas y criterios. FloSkills evalúa las respuestas y calcula una afinidad de 0 a 100 que combina hard skills y soft skills. Según la configuración del cliente, un candidato puede salir automáticamente de una etapa del proceso; un reclutador autorizado puede revisarlo y reincorporarlo en cualquier momento. Las decisiones finales de contratación las toma el cliente, no FloSkills.
Los candidatos pueden pedir la revisión humana de un resultado automatizado, u oponerse a él, contactando a la organización que recluta o escribiendo a legal@floskills.com (sección 17). Cuando la ley local regula las herramientas automatizadas de decisión en empleo, el cliente responde por los avisos, auditorías y alternativas correspondientes.
7. Screening telefónico, entrevistas por video y grabaciones
En corto: Antes de grabar una llamada o un video, se le informa al candidato y se le pide su autorización.
- Invitaciones: el candidato recibe un correo sobre una oportunidad, confirma su interés y elige un horario.
- Screening telefónico con IA: a la hora acordada, un entrevistador de IA con voz artificial llama al candidato. La llamada se graba y se transcribe para generar un resumen estructurado.
- Entrevistas técnicas: se hacen por teléfono, por video en vivo o por video pregrabado. Toda entrevista técnica por video empieza con la verificación de identidad (sección 8).
Antes de grabar una llamada o un video, le informamos al candidato que el entrevistador es una IA, que la sesión se graba y se transcribe y cómo se usan los resultados, y le pedimos su autorización. Contestar una llamada no se considera, por sí solo, una autorización.
El candidato que prefiera no participar en una entrevista con IA puede pedir una alternativa a la organización que recluta.
8. Verificación de identidad y datos biométricos
En corto: Comparamos una selfie, un documento de identidad y fotogramas de la entrevista para confirmar que quien se entrevista es quien se postuló. Solo con autorización escrita; nunca se venden; se eliminan en plazos fijos.
Esta sección es nuestra política pública sobre datos biométricos, incluido su calendario de conservación y destrucción.
- Qué recolectamos: al inicio de una entrevista técnica por video (plan Premium Plus), una imagen del documento de identidad, una selfie y fotogramas capturados durante la entrevista. En ciertos documentos colombianos extraemos el texto del documento. A partir de estas imágenes generamos valores de comparación facial. En algunas evaluaciones también comparamos muestras de voz de la misma postulación.
- Para qué: solo para ayudar a la organización que recluta a confirmar que quien presenta la entrevista técnica es quien se postuló, y para prevenir la suplantación. No usamos estos datos para inferir emociones, salud, origen étnico ni ninguna otra característica.
- Autorización: antes de recolectarlos, le informamos al candidato por escrito qué se recolecta, para qué y por cuánto tiempo, y obtenemos su autorización escrita por medio electrónico. Esta autorización es independiente de cualquier término de uso.
- Es facultativa: el candidato que no autorice puede pedir a la organización que recluta una alternativa, como una entrevista técnica por teléfono. No autorizar no lo excluye, por sí solo, del proceso.
- Cómo funciona: las comparaciones facial y de voz se ejecutan en modelos instalados en los servidores de FloSkills. Los resultados indican coincidencia, inconsistencia o datos insuficientes. Son probabilísticos, pueden equivocarse y nunca descartan a un candidato automáticamente: los revisa una persona.
- Quién los ve: los resultados solo se muestran a la organización que adelanta el proceso. No vendemos, arrendamos ni comercializamos datos biométricos, y solo los revelamos a proveedores obligados a protegerlos, con autorización del candidato o cuando la ley lo exige.
- Conservación y destrucción: las imágenes del documento de identidad y las selfies se eliminan 30 días después de completada la verificación. Los valores de comparación facial y de voz se eliminan 30 días después de cerrado el proceso de selección, y nunca más de 12 meses después de recolectados. En todo caso, los datos biométricos se destruyen de forma permanente cuando se cumple la finalidad para la que se recolectaron, o dentro de los 3 años siguientes a la última interacción del candidato con FloSkills, lo que ocurra primero.
9. Insights de sentimiento
En corto: En Premium Plus, la IA estima el sentimiento a partir de las transcripciones. Son estimaciones, no evaluaciones psicológicas ni detección de mentiras.
Cuando el plan del cliente lo incluye (hoy, Premium Plus), FloSkills envía las transcripciones de las entrevistas a un proveedor de IA para generar etiquetas de sentimiento, notas por pregunta y estimaciones como confianza, motivación o claridad.
- Se basan solo en texto. No usan imágenes, expresiones faciales ni tono de voz.
- Son estimaciones de un modelo de lenguaje, no mediciones clínicas ni científicamente validadas, y pueden contener errores o sesgos.
- No detectan mentiras.
- Los clientes no pueden usarlas como único fundamento de una decisión de contratación.
- La función no se ofrece donde la ley la prohíbe.
10. Bases legales y autorización
En corto: Contrato, interés legítimo, obligaciones legales y, para datos sensibles, autorización expresa.
Según el país y la actividad, tratamos la información personal porque es necesaria para ejecutar un contrato con el cliente o el usuario, para cumplir obligaciones legales, por intereses legítimos que no prevalecen sobre los derechos de la persona (como la seguridad y la prevención del fraude), o con autorización.
Los datos biométricos y demás datos sensibles solo se tratan con autorización expresa u otra base que la ley permita de forma expresa. Aceptar nuestros Términos no es autorización para el tratamiento biométrico. En Colombia, nosotros o el cliente que recluta obtenemos la autorización previa, expresa e informada que exige la Ley 1581 de 2012 y conservamos prueba de ella.
12. Transferencias internacionales
En corto: FloSkills se opera desde Estados Unidos. La información puede tratarse allí y en los países donde operan nuestros proveedores.
Dapatec es una empresa estadounidense y FloSkills atiende clientes y candidatos en varios países, entre ellos Estados Unidos y Colombia. La información personal puede transferirse a Estados Unidos y a los países donde operan nuestros proveedores, y tratarse allí. Cuando transferimos información fuera del país, aplicamos las garantías que exige la ley aplicable, incluidas, para la información sujeta a la ley colombiana, las reglas de la Ley 1581 de 2012 sobre transferencias y transmisiones internacionales.
13. Cuánto tiempo conservamos la información
En corto: Solo el tiempo que exige la finalidad, con límites específicos para los datos de identidad.
| Información | Cuánto tiempo la conservamos |
|---|---|
| Solicitudes de demo | 24 meses desde el último contacto |
| Cuentas y espacios de trabajo | Mientras la suscripción esté activa y hasta 2 años después de terminar, salvo que el cliente pida eliminarlos antes |
| Expedientes de candidatos, entrevistas, grabaciones y puntajes | Según instruya el cliente que recluta; por defecto, hasta 12 meses después de cerrado el proceso de selección |
| Imágenes del documento de identidad y selfies | 30 días después de completada la verificación |
| Valores de comparación facial y de voz | 30 días después de cerrado el proceso, y nunca más de 12 meses desde su recolección |
| Registros de facturación | El tiempo que exijan las normas tributarias y contables (en general, hasta 7 años) |
| Registros de seguridad | 12 meses |
| Copias de seguridad | Se sobrescriben en un ciclo rotativo de hasta 35 días |
Cuando vence un plazo, eliminamos o anonimizamos la información. Solo la conservamos más tiempo cuando la ley lo exige o para ejercer o defender reclamaciones.
14. Seguridad
En corto: Medidas razonables, sin garantías absolutas.
Aplicamos medidas técnicas y organizativas acordes con la naturaleza de la información, como acceso por roles, separación entre los espacios de trabajo de los clientes y controles de acceso a nuestros sistemas. Ningún sistema es completamente seguro. Si un incidente de seguridad afecta su información personal, se lo notificaremos a usted y a las autoridades según lo exija la ley.
16. Correos y llamadas
En corto: Puede dejar de recibir mensajes no esenciales en cualquier momento.
Enviamos correos del servicio y de facturación, invitaciones a entrevistas solicitadas en los procesos de selección de los clientes y, cuando está permitido, novedades del producto a los clientes. Nuestros correos comerciales incluyen un enlace para darse de baja y nuestra dirección postal. Los candidatos pueden dejar de recibir invitaciones de un proceso con el enlace de baja, respondiendo la invitación o contactando a la organización que recluta o a nosotros.
17. Sus derechos y cómo ejercerlos
En corto: Consulte, corrija, elimine u oponga escribiendo a legal@floskills.com. Respondemos en 10 días hábiles, o en 15 para reclamos.
Según donde viva, usted tiene derecho a:
- saber si tratamos su información y acceder a ella;
- corregirla o actualizarla;
- pedir que la eliminemos;
- revocar su autorización u oponerse a ciertos tratamientos, incluido el marketing directo;
- recibir una copia en un formato portable, cuando aplique;
- pedir la revisión humana de un resultado automatizado;
- presentar una queja ante la autoridad de protección de datos.
Para presentar una solicitud, escriba a legal@floskills.com desde el correo asociado a su información, o incluya datos suficientes para identificarlo. No necesita una cuenta. Podemos pedirle información razonable para verificar su identidad. Si su información hace parte del proceso de selección de un cliente, podemos trasladar su solicitud a esa organización y ayudarla a responder.
Respondemos las consultas en 10 días hábiles, y los reclamos y las solicitudes de corrección o eliminación en 15 días hábiles. Si necesitamos más tiempo, le informaremos el motivo antes del vencimiento y responderemos dentro de los 5 días hábiles siguientes en el caso de consultas, u 8 en el de reclamos. Ejercer sus derechos es gratuito. Algunos derechos tienen excepciones legales, como los registros que debemos conservar por ley; si no podemos atender por completo una solicitud, le explicaremos por qué.
18. Estados Unidos
En corto: Algunos estados otorgan derechos adicionales, en especial sobre datos biométricos.
Las leyes de privacidad y biometría varían por estado. Cuando una ley estatal nos aplica, entregamos los avisos, mecanismos de autorización y derechos que exige, incluidos el aviso escrito, la autorización escrita y el calendario público de conservación que piden leyes de privacidad biométrica como la de Illinois (secciones 8 y 13). Los empleadores que usan FloSkills responden por sus propias obligaciones, incluidas las reglas estatales y locales sobre entrevistas en video analizadas con IA y decisiones automatizadas de empleo.
19. Colombia
En corto: Si aplica la ley colombiana, puede presentar consultas y reclamos ante nosotros y, después, ante la SIC.
Para los tratamientos sujetos a la Ley 1581 de 2012 y sus normas reglamentarias:
- Responsable del tratamiento: Dapatec LLC, con los datos de contacto que aparecen al final de esta política. Cuando el candidato hace parte del proceso de selección de un cliente, ese cliente es el responsable y Dapatec actúa como su encargado.
- Área que atiende las solicitudes: el equipo de privacidad de Dapatec, en legal@floskills.com.
- Sus derechos: conocer, actualizar y rectificar sus datos; solicitar prueba de la autorización otorgada; ser informado sobre el uso de sus datos; presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) después de agotar el trámite con nosotros; revocar la autorización y solicitar la supresión cuando no exista un deber legal o contractual de conservar los datos; y acceder gratuitamente a sus datos.
- Datos sensibles: los datos biométricos son sensibles. Responder preguntas sobre datos sensibles o suministrarlos es facultativo, y ninguna actividad está condicionada a que los suministre.
- Procedimiento: las consultas se responden en 10 días hábiles, prorrogables por 5, y los reclamos en 15 días hábiles, prorrogables por 8, según los artículos 14 y 15 de la Ley 1581 de 2012.
- Vigencia: esta política rige desde su fecha de vigencia. Nuestras bases de datos permanecen vigentes mientras FloSkills opere y la información sea necesaria para las finalidades descritas, con sujeción a los plazos de la sección 13.
20. Unión Europea y EEE
En corto: Hoy FloSkills no se ofrece en la UE ni en el EEE.
Hoy FloSkills no se comercializa a organizaciones de la Unión Europea ni del Espacio Económico Europeo. Antes de ofrecerlo allí, actualizaremos esta política con la información y las garantías que exigen el RGPD y el Reglamento Europeo de Inteligencia Artificial.
21. Edad
FloSkills está dirigido a personas mayores de 18 años. No recolectamos de forma consciente información de menores de edad; si llegamos a saber que lo hicimos, la eliminamos.
22. Cambios a esta política
Actualizamos esta política cuando cambian nuestras prácticas, proveedores o la ley. La versión y la fecha de vigencia que aparecen al inicio identifican el texto actual. Si un cambio es sustancial, se lo informamos a los clientes por correo o en la plataforma antes de que entre en vigor.
Contacto
- Operador
- Dapatec LLC, sociedad de responsabilidad limitada constituida en North Carolina, Estados Unidos
- Correo (privacidad, notificaciones legales y seguridad)
- legal@floskills.com